Για σωστή διοίκηση, δώστε σημασία στις λεπτομέρειες του σχεδιασμού

Μερικοί άνθρωποι φαίνεται να έχουν την ικανότητα να εκτελούν την εργασία τους με ελάχιστη προσπάθεια και με μεγάλη αποτελεσματικότητα. Φαίνεται πάντοτε να γνωρίζουν που κατευθύνονται και μπορούν να αλλάξουν την κατεύθυνση όταν οι περιστάσεις το απαιτήσουν. Είναι επιτυχημένοι είτε εργάζονται μόνοι τους, είτε κατευθύνουν άλλους στην εργασία τους. Τέτοιοι άνθρωποι συχνά θεωρούνται ως «φυσικοί» διευθυντές.

Αλλά μία προσεκτική ματιά στο πώς αυτοί κάνουν την πρώτη επαφή με το έργο που τους ανατίθεται, πιθανόν θα αποκάλυπτε ότι χρησιμοποιούν τέσσερις βασικές «αρετές»:
-Το σχεδιασμό
-Την οργάνωση
-Τον έλεγχο
-Την αξιολόγηση

Αυτές είναι δεξιοτεχνίες που μπορεί κάποιος να τις μάθει και να τις εφαρμόσει κάθε μέρα.

@@@@

Σχεδιασμός

Σχέδιο είναι μια λεπτομερής διάταξη ενεργειών ή μέθοδος για την επίτευξη ενός σκοπού. Ο σχεδιασμός πρέπει να γίνει αρκετό χρόνο πριν από το έργο, για να είναι αποτελεσματικός. Σχέδια της τελευταίας στιγμής στην πραγματικότητα δεν είναι σχέδια και καταλήγουν στον να πυροβολεί κανείς στον αέρα και να χάνει το στόχο. Απαιτείται χρόνος για να σχηματίσει κανείς μια νοητική εικόνα του τι χρειάζεται αν γίνει και πώς αυτό θα πραγματοποιηθεί. Μέσω του σχεδιασμού εξασφαλίζεται η ομαλή ροή της σειράς των εργασιών με την πρόβλεψη των προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν και των αναγκών για την αντιμετώπισή τους. Οι άδειες του προσωπικού, ειδικές προωθήσεις και μεγάλες αλλαγές είναι τυπικές περιπτώσεις που απαιτούν σχεδιασμό εκ των προτέρων.

 Πιο κάτω, παραθέτω έναν, βήμα προς βήμα, οδηγό σχεδιασμού.

@@@@

Ορίστε κάθε πρόβλημα και θέστε τους σκοπούς.

Το πρόβλημα μπορεί να είναι π.χ. η εξεύρεση τρόπου αυξήσεων των κερδών με την καλύτερη προώθηση των προιόντων. Έτσι, αναπτύσσεται ένα σχέδιο επανεκπαίδευσης του προσωπικού που έρχεται σε επαφή με τους πελάτες και της επαναδιάταξης του προωθητικού υλικού και συνεπώς, ανάλογα με την ορθότητα των ενεργειών αναμένεται να αυξηθούν οι πωλήσεις και τα κέρδη. Ο σημαντικότερος σκοπός είναι η αύξηση των κερδών. Συγχρόνως οι άλλοι σας σκοποί είναι:

-η διατήρηση των πωλήσεων των υπολοίπων προιόντων στα προ της προώθησης επίπεδα.

-η ελαχιστοποίηση της ενοχλήσεως των πελατών από υπερβολικό προωθητικό υλικό ή από ενδεχόμενη πιεστική πώληση.

Η αναγνώριση αυτών των σκοπών θα βοηθήσει στην ανάπτυξη ενός εκτενούς σχεδίου που θα καλύπτει το σύνολο των δραστηριοτήτων και λειτουργιών της επιχείρησης.

@@@@

Χωρίστε ένα μεγάλο πρόβλημα σε μικρότερα μέρη.

Μερικά σχέδια μπορούν να πραγματοποιηθούν μ’ έναν αρκετά ευθύ τρόπο, ενώ άλλα είναι πολύ πιο περίπλοκα. Χωρίστε τα μεγάλα προβλήματα σε μικρότερα μέρη, που η διαχείρισή τους είναι ευκολότερη και ακολούθως αποφασίστε για τις ενέργειες μέσα στο κάθε τμήμα.

 

@@@@

Μάθετε την πραγματικότητα

Συγκεντρώστε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες για το έργο που σας ανατέθηκε. Βρείτε και αναλύστε τα γεγονότα. Ελέγξτε τις δικές σας παρατηρήσεις και αυτές των άλλων και εξετάστε όποιες εκθέσεις ή ανάλογες εμπειρίες υπάρχουν που μπορούν να σας βοηθήσουν. Μη διστάσετε να ζητήσετε συμβουλές από τα στελέχη και τους συνεργάτες σας. Μπορεί να έχουν ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζεστε, για την επιτυχία του σχεδίου σας. Εξασφαλίστε τη συνδρομή των συναδέλφων σας. Όχι μόνο μπορεί να σας δώσουν κάποιες καλές ιδέες, αλλά εμπλέκοντάς τους θα γίνουν κοινωνοί του σχεδίου σας και θα δεσμευθούν για την εφαρμογή του.

@@@@

Αποφασίστε τις μεθόδους και τα επίπεδα της εκπαιδεύσεως

Αν το σχέδιο συνεπάγεται τη χρήση νέων μεθόδων και νέου εξοπλισμού, πιθανώς να πρέπει να εξασφαλίσετε ειδική εκπαίδευση. Όποιες μέθοδοι και να χρησιμοποιούνται ελέγξατε αν τα άτομα στα οποία ανατέθηκαν τα σχετικά μέρη του σχεδίου σας, έχουν τη γνώση και την ικανότητα που απαιτεί η εργασία. Αν αμφιβάλλετε, δοκιμάστε τους σε άλλη εργασία πριν υλοποιήσετε το σχέδιό σας και εξασφαλίστε τους όποια εκπαίδευση χρειάζεται. Προσωποποιήστε το σχέδιο, αναθέτοντας συγκεκριμένα καθήκοντα σε συγκεκριμένα άτομα, καλύπτοντας το σύνολο των ενεργειών στη σωστή αλληλουχία και πάντοτε να εξετάζετε τι όγκος ανατέθηκε τελικά στο κάθε άτομο και αν μπορεί να ανταποκριθεί στο σύνολο των εργασιών και όχι απλώς ποια πράγματα πρέπει να γίνουν γενικώς και αορίστως.

@@@@

Εξετάστε εναλλακτικές λύσεις

Να έχετε, πάντοτε, ένα εφεδρικό σχέδιο. Προσπαθήστε να προβλέψετε τι μπορεί να πάει στραβά και προσδιορίστε εναλλακτικές πορείες δράσης. Αν μία σημαντική παραλαβή π.χ. του προωθητικού υλικού πρόκειται να καθυστερήσει, ποιον πρέπει να ειδοποιήσετε; Ποιες αλλαγές είναι ανάγκη να κάνετε στην ανάθεση εργασιών; Είναι ευκολότερο να σκεφθείτε εναλλακτικές λύσεις από πριν, παρά να είστε αντιμέτωπος με αλλαγές όταν βρίσκεστε κάτω από πίεση. Θέστε το σχέδιό σας, υπόψη και των άλλων διευθυντών. Ορίστε έναν άμεσο συνεργάτη σας ως βοηθό σας στην παρακολούθηση του project και γνωρίστε του κάθε λεπτομέρεια και τις ενδεχόμενες εναλλακτικές λύσεις.

@@@@

Κρατήστε το κόστος και τα αποτελέσματα σε ισορροπία

Όταν θέσετε σε εφαρμογή το σχέδιό σας βεβαιωθείτε ότι όλοι οι στόχοι σας θα επιτευχθούν, ότι η εργασία θα εκτελεστεί σύμφωνα με τις προδιαγραφές της εταιρίας και το κόστος θα κρατηθεί στο χαμηλότερο δυνατό επίπεδο. 

Βασίλειος Γαλάνης

Marketing Consultant - Καθηγητής - Συγγραφέας
Εισηγητής Ειδικών Σεμιναρίων

Info

e-mail:vasgalanis@gmail.com

Mobile:698 0558496