Έλεγχος
Καθιερώστε
επαρκείς ελέγχους, έτσι που να μπορείτε να είσθε βέβαιος ότι ολοκληρώνεται
έγκαιρα η κάθε φάση καθώς ένα project προχωρεί. Δεν θα θέλετε βέβαια
να ανακαλύψετε ότι είσθε καθυστερημένος σε κάποια φάση, όταν δεν θα υπάρχει
πλέον αρκετός χρόνος να προλάβετε. Μερικοί τρόποι ελέγχου είναι:
1. Εγκατάσταση
σημείων ελέγχου.
2. Έλεγχος
μέσω ανθρώπων.
3. Χρήση check lists.
4. Αναφορές.
Εγκατάσταση σημείων
ελέγχου
Πέρα από την
κανονική επίβλεψη πρέπει να προσδιορίσετε σημαία ελέγχου όπου κάθε στάδιο είναι
προγραμματισμένο να ολοκληρωθεί ή όταν φθάνετε σ’ ένα κρίσιμο σημείο. Ένα
τέτοιο σημείο μπορεί να είναι η οργάνωση ενός νέου εντύπου απογραφής, ή η
εκπαίδευση νέων υπαλλήλων. Το σημείο ελέγχου πρέπει να είναι επαρκώς νωρίτερα
από τον προγραμματισμένο χρόνο ολοκλήρωσης της φάσης, έτσι που να μπορείτε να
κάνετε κάποια ενέργεια προς διόρθωση ή προσαρμογή του σχεδίου.
Έλεγχος μέσω ανθρώπων
Προγραμματίστε
συσκέψεις, σε τακτά διαστήματα και όταν μια φάση πλησιάζει στα σημεία ελέγχου,
για να κάνετε απολογισμό της προόδου. Αν ένα άτομο ή μια ομάδα έχουν μείνει
πίσω, αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να κάνετε τις ενέργειες για διόρθωση.
Μπορεί να τους έχετε αναθέσει να κάνουν πάρα πολλά πράγματα ή απλώς μπορεί να
χρειάζονται βοήθεια για να προλάβουν. Μοιράζοντας τις πληροφορίες με άλλους που
εμπλέκονται στην εκτέλεση του έργου, δυναμώνει το ηθικό τους όταν τα πράγματα
πηγαίνουν καλά, και μπορεί να καταλήξει σ’ αυτή την «επιπλέον προσπάθεια», που
απαιτείται για να επαναφέρουν την ομάδα πίσω στην τροχιά της, όταν
δημιουργηθούν προβλήματα.
Έλεγχος μεθόδων και
εξοπλισμού
Αυτό είναι
μέρος της κανονικής επίβλεψης. Αν όμως το σχέδιο προβλέπει νέες μεθόδους και
εξοπλισμό, απαιτείται μεγαλύτερη προσοχή από τη συνήθη. Για παράδειγμα: η
εγκατάσταση νέου εξοπλισμού ή μια αλλαγή στη διαδικασία παραγωγής ή παροχής
μιας υπηρεσίας, ή αλλαγή στον τρόπο εξυπηρέτησης των πελατών.
Χρήση check list
Ειδικοί
κατάλογοι παραλαβής και ελέγχου είναι χρήσιμοι όταν εισάγεται ένα νέο σύστημα
και οι άνθρωποι δημιουργούν νέες συνήθειες. Είναι αποτελεσματικά μέσα
εκπαίδευσης, αν χρησιμοποιηθούν κατά ένα θετικό τρόπο. Μια καλή τεχνική είναι η
ετοιμασία του καταλόγου με τη βοήθεια των ανθρώπων που κάνουν την εργασία και
ακολούθως δώστε τον κατάλογο σ’ εκείνα τα άτομα που μπορούν επίσης να ελέγξουν.
Αναφορές
Το τακτικό
σύστημα αναφοράς του κάθε τμήματος της εταιρίας, μπορεί να εξασφαλίσει πληροφορίες
για έλεγχο επί της προόδου ενός project. Ειδικές αναφορές όπως αυτές που
ετοιμάζουν οι περιφερειακοί διευθυντές μπορεί να αποδειχθούν χρήσιμες. Αν άλλες
αναφορές θα ήταν χρήσιμες, συζητήστε για αυτές ξεχωριστά με την κάθε διεύθυνση
ή, αν είναι δυνατόν, αναπτύξτε τις μόνος σας.
Αξιολόγηση
Η αξιολόγηση
είναι βασικό στοιχείο στη διοικητική διαδικασία, που συχνά είναι παραμελημένο.
Όταν ένα πρόγραμμα ή μια ενέργεια ολοκληρωθούν είναι βασικό να γίνει μια
κριτική. Καλέστε όσο το δυνατόν περισσότερους απ’ αυτούς που συμμετείχαν στο
σχέδιο. Κρατήστε τη συζήτηση σε θετικό πνεύμα, για να μη γίνει μια συνεδρία
άσκοπης κριτικής και μεμψιμοιρίας. Τα περισσότερα πράγματα που κάνουμε μέσα
στην επιχείρηση, επαναλαμβάνονται κάθε μέρα, κάθε εβδομάδα, κάθε τρίμηνο ή κάθε
εποχή. Ρωτήστε τον καθένα τι αλλαγές θα έκανε αν επαναλάμβανε την
εργασία. Πώς θα βελτίωνε τα αποτελέσματα ή τι θα έκανε την εργασία πιο ήρεμα,
πιο φθηνά, πιο γρήγορα; Τι προβλήματα ανέκυψαν και πώς τα χειρίσθηκε; Κρατήστε
σημειώσεις και φυλάξτε τις για την επόμενη φορά που θα σχεδιάσετε το ίδιο ή
παρόμοιο έργο.
Αξιολογήστε τα έργα με βάση τους
στόχους του καθενός, όπως προσδιορίστηκαν όταν το σχέδιο ετοιμάστηκε. Εκπαιδεύτηκε σωστά το προσωπικό, σ’ όλες τις φάσεις;
Τοποθετήθηκε στη σωστή θέση και έγκαιρα το προωθητικό υλικό για παράδειγμα; Οι
τρίτοι συνεργάτες ήταν αξιόπιστοι; Διατηρήθηκε η εξυπηρέτηση και η ικανοποίηση
των πελατών κατά το μεταβατικό διάστημα; Ολοκληρώθηκε το project με αποκλίσεις στο κόστος; κοκ.
Αν χρειάζεται,
ορίστε μια ημερομηνία στο μέλλον για ανασκόπηση των αποτελεσμάτων. Σε
περίπτωση που το project
αναμενόταν να φέρει αυξημένες πωλήσεις και κέρδη, ελέγξτε αν οι στόχοι
επιτεύχθηκαν. Αν όχι, εκτιμήστε γιατί και συζητήστε το με την αρμόδια
διεύθυνση. Κρατείστε ενήμερα τα στελέχη της εταιρίας που συνέβαλλαν στο project.
Συμπεράσματα
Βεβαιωθείτε
ότι έχετε αφιερώσει επαρκή χρόνο για την επεξεργασία των σχεδίων, την οργάνωση
της εργασίας και την επικοινωνία με τους ανθρώπους που θα την περατώσουν. Ένα
απλό διάγραμμα σχεδιασμού είναι ένα αποτελεσματικό μέσο που βοηθά στον έλεγχο
σχεδόν οποιουδήποτε σχεδίου. Τέλος, αξιολογήστε το τι συνέβη έτσι που να
βελτιώσετε την απόδοση την επόμενη φορά.
Ακολουθήστε τα
τέσσερα στάδια της διοικητικής διαδικασίας και ο κόσμος γύρω σας θα σας
θαυμάζει για την αποτελεσματικότητά σας!
