Οργανώστε την
εργασία και όλοι θα σας αποκαλούν ένα «φυσικό ηγέτη». Μια προσεκτική ματιά σε
μικρές λεπτομέρειες, θα σας βοηθήσει να επιτυγχάνεται τους στόχους σας.
Η οργάνωση του εβδομαδιαίου σχεδίου
Πολλά σχέδια αρκετών επιχειρήσεων,
περιστρέφονται γύρω από την προσπάθεια πωλήσεων της εβδομάδας για παράδειγμα. Καλύπτουν
ένα χρονικό διάστημα επτά ημερών, για την εφαρμογή και πιθανώς μια προετοιμασία κατά την προηγούμενη εβδομάδα.
Το πρώτο βήμα είναι να γράψετε εκείνες
τις εργασίες που πρέπει να γίνουν και ειδικότερα εκείνες που πρέπει να γίνουν
σ’ ένα ορισμένο χρόνο. Μερικά παραδείγματα είναι η έναρξη της εκπαίδευσης των
πωλητών, η προετοιμασία εποπτικού υλικού, η ετοιμασία παραγγελιών, απολογισμών
και η καταμέτρηση προϊόντων.
Ακολούθως ρυθμίστε τα στάδια του σχεδίου και
τοποθετήστε τα σε κάθε χρονικό πλαίσιο.
Αν έχετε να κάνετε πολλά πράγματα συγχρόνως τότε
προσαρμόστε το σχέδιό σας.
Η οργάνωση του μακροχρόνιου σχεδίου
Όταν το έργο συνεπάγεται χρόνο αρκετών εβδομάδων ή μηνών μπορείτε να
καταρτίσετε ένα διάγραμμα διαφορετικού σχήματος. Οκτώ στήλες ή και περισσότερες
θα σας βοηθήσουν για το σκοπό αυτό. Εκφράστε το χρόνο σε μέρες, εβδομάδες ή
μήνες οριζοντίως στην πρώτη γραμμή κάθε στήλης,.
Τώρα στην αριστερή πλευρά αριθμήστε τις εργασίες που πρέπει να γίνουν με τη
σειρά που απαιτείται. Χρησιμοποιείστε ένα μαρκαδόρο για να σημειώσετε πότε
αρχίζει και πότε τελειώνει κάθε εργασία. Αυτό θα σας εφοδιάσει με μια εικόνα
του σχεδίου σας.
Αν κάποια μέρη του σχεδίου σας δεν μπορούν να εκτελεσθούν μέσα στο χρόνο
που θέσατε, θα πρέπει να κάνετε προσαρμογές. Αρχίστε αυτό το μέρος νωρίτερα ή
παρατείνατε την προθεσμία εκτελέσεώς του και μετακινήστε προς τα δεξιά τις
υπόλοιπες εργασίες που βρίσκονται κάτω από αυτό το μέρος ή βρείτε κάποιο τρόπο
να τις επιταχύνετε.
Να θυμάστε ότι το σχέδιό σας μπορεί να
είναι τόσο απλό ή λεπτομερές όσο η κατάσταση το απαιτεί ή όσο εσείς θέλετε να
το κάνετε. Μπορείτε να το απεικονίσετε με διάγραμμα ή με σημειώσεις ή όπως
εκτιμάται ότι είναι πιο αποδοτικό, όμως ποτέ μη επιλέξετε ως σύστημα απλώς να
το έχετε στο μυαλό σας.
Η ανάθεση εργασιών
Προσδιορίστε το χρονικό διάστημα που απαιτείται για τη συμπλήρωση κάθε
φάσης του σχεδίου και βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανείμει τον επαρκή αριθμό
ανθρωποωρών σε κάθε στάδιο. Όπου είναι δυνατό αναθέσατε αρμοδιότητες σε άτομα,
ή υπεύθυνους ομάδων για να ολοκληρώσουν συγκεκριμένα μέρη του σχεδίου, μέσα στα
χρονικά περιθώρια που έχετε καθορίσει. Ζητείστε από τους υπευθύνους ομάδων, να
καταρτίσουν ανάλογο πλάνο με τις επιμέρους εργασίες του τομέα που ανάλαβαν, να
επιμερίσουν τις εργασίες και να το θέσουν υπόψη σας.
Μεταδώστε το σχέδιο σε όλους τους συμμετέχοντες και σ’ όποιον άλλον που
μπορεί να θιγεί από την εφαρμογή του ή να εμπλέκεται. Αν το σχέδιο απαιτεί
αλληλεπίδραση με κάποιο άλλο τομέα της επιχείρησης ή μεταξύ διαφορετικών
διευθύνσεων, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει όλους τους εμπλεκόμενους από
πριν, έτσι που να υπάρξει καλή συνεργασία και κανείς να μην «εκπλαγεί».
Όταν κρατάτε όλους τους συνεργάτες και όλες τις διευθύνσεις ενήμερες, ο
καθένας θα έχει μια καλύτερη αντίληψη του τι κάνουν οι άλλοι και της συμβολής
της εργασίας τους στους σκοπούς του σχεδίου. Κάτω απ’ αυτές τις συνθήκες, οι
πιθανότητες ότι ένα άτομο ή μια ομάδα απλώς θα υλοποιήσει το μέρος που της έχει
ανατεθεί και δεν θα ενσωματώσουν τις προσπάθειές τους με τα επόμενα τμήματα ή
φάσεις, είναι μικρότερες.
Πραγματικά ομαδική εργασία λαβαίνει χώρα όταν οι άνθρωποι έχουν την αίσθηση
της ευθύνης για τη συνολική επιτυχία του σχεδίου και όχι απλώς αποσπασματικά,
του δικού τους μέρους.
Και τα αποτελέσματα στις περισσότερες επιχειρήσεις, είναι σήμερα ομαδικά.
